Content

Lean management : meer dan tools

Je gaat met Lean aan de slag of je bent er al mee bezig. Je ziet dat Lean over een set prachtige tools beschikt en je beseft dat het ook een manier van denken en handelen vraagt van zowel medewerkers als management. Welke rol speelt Lean management in het succesvol invoeren en gebruik van Lean?

Als manager wil je dat er effectief wordt samengewerkt. Je wilt dat medewerkers verantwoordelijkheid en initiatief nemen, gericht op de strategische doelen van de organisatie. Binnen Lean is hiervoor met name de 8ste vorm van verspilling van belang: het niet gebruiken van de kennis en kunde van medewerkers!

Lean introductie

Lean is gebaseerd op 5 principes en in een mooi schema wordt Lean duidelijk gemaakt via het House of Toyota. De kern van Lean is: redenerend vanuit de klant op zoek naar verspilling om zo continu te verbeteren en te streven naar perfectie. Veel gehoorde en gebruikte tools zijn 5S, kaizen en VSM.

Lean vs Lean management

De termen ‘Lean’ en ‘Lean management’ worden vaak door elkaar gebruikt

> Lean: ‘Leren werken zonder verspillingen’.

> ‘Lean management’ gaat over de manier van managen / leiderschap die nodig is voor een succesvolle invoering en blijvend gebruik van Lean

Lean management gaat over het creeren van voorwaarden voor een nieuwe manier van denken en werken.

Binnen Lean wordt het ‘leren’ gestimuleerd en er mogen fouten gemaakt worden. De medewerkers op de ‘werkvloer’ hebben de kennis en kunde van de dagelijkse werkzaamheden en zij zijn daarom prima in staat om te zeggen wat er beter kan en moet. Dat dit niet vanzelf gaat is duidelijk en daar speelt Lean management een belangrijke rol.

Lean management vaardigheden

Maar waar verschilt Lean management dan? En welke vaardigheden vereist Lean management?

Om medewerkers zover te krijgen dat ze met verbeterideeën komen (zodat er Lean gewerkt wordt, dus zonder verspillingen en waarde aan de klant leveren) zijn de volgende aspecten van belang:

  1. kennis en informatie
  2. vertrouwen en succes
  3. ruimte en kaders

1 – kennis en informatie

Om medewerkers mee te kunnen laten denken hoe het beter kan hebben ze informatie en kennis nodig. Kennis over Lean bijvoorbeeld via een introductie training. Maar vooral informatie over het bedrijf, de doelen en de plannen. Zonder deze informatie wordt het nadenken over verbeterideeën onmogelijk.

Het stellen van een doel (True North) en tussenliggende doelen is een krachtige manier die succesvol gebruikt wordt in de verbeterkata en coachingskata (een ‘must-read’).

Lean management verbeterkata Mike Rother

2 – vertrouwen en succes

Medewerkers moeten het vertrouwen krijgen dat er goed met hun ideeën omgegaan wordt. Een idee wat niet opgepakt wordt is niet erg maar als er niet over gecommuniceerd wordt betekent dat het einde van de ideeën-stroom.

Succes is een belangrijke bron om met meer ideeën te komen. Kortom als een verbeteridee is opgepakt en succesvol is gerealiseerd dan moet dit succes (op een gepaste manier) gecommuniceerd worden. Tip is om met kleine en makkelijke verbeterideeen te beginnen en zeker niet met de moeilijkste (die wellicht het meeste oplevert) beginnen. Stap voor stap uitbouwen dus en dat betekent voor management ook dat je geduld moet hebben.

3 – ruimte en kaders

Willen verbeteren maar er geen tijd voor beschikbaar stellen is onmogeljk. Natuurlijk is er de druk om de dagelijkse productie te realiseren, maar er moet een oplossing gevonden worden om tijd te vinden. De eerder genoemde aanpak om klein te beginnen biedt ook hier uitkomst: klein beginnen betekent relatief weinig tijd besteden en met de gewonnen tijd van die verbetering kan een moeilijkere en dus meer tijd vergende, verbetering opgepakt worden.

Kaders stellen als manager is belangrijk zodat medewerkers weten wat wel en niet mag. Kaders kunnen zijn wat de beschikbare tijd is, hoe lang er gewerkt mag worden aan een verbeteridee, wie er verplicht betrokken moeten zijn, etc

Als medewerkers betrokken worden voelen zij zich betrokken en komen de resultaten bijna vanzelf.

Lean continu verbeteren

Lean management leiderschapsstijl

Door Hersey en Blanchard zijn 4 stijlen van leiderschap onderkend, in de volksmond S1, S2, S3 en S4 genoemd. Er is tevens een test om te bepalen welke stijl u bij voorkeur hanteert.

In de praktijk blijkt dat managers moeite hebben om hun stijl van “command and control” te vervangen door een stijl van “loslaten en vertrouwen”.

Voor de volledigheid: Lean gaat over ‘respect voor mensen”, over Leiderschap, maar ook over Teamontwikkeling.
Lean management

 

Een definitie van leidinggeven die bruikbaar is: Het beïnvloeden van het gedrag van een medewerker of groep medewerkers. Natuurlijk gericht op 1 of meerdere doelen.

Volgens deze definitie is het belangrijk dat je het gedrag van je medewerkers beïnvloedt richting het doel. Vergeet daarbij ten eerste je eigen gedrag niet; voorbeeldgedrag is een belangrijke beïnvloeder. Ten tweede is het belangrijk om iedere medewerker goed te kennen; gedrag dat je ziet komt voort uit intenties en die intenties zijn het resultaat van hoe iemand is in combinatie met wat hij of zij van de omgeving meekrijgt. Slaag je er in jouw bedoelingen goed af te stemmen op wat iedere medewerker aan kan, dan kun je de intenties jouw richting op krijgen en daarmee het door jou gewenste gedrag uitlokken. Bedenk daarbij dat iedereen anders is en dat de enige weg loopt via echte interesse in je medewerkers.

Een andere omschrijving van leidinggeven is: De talenten van je medewerkers optimaal benutten en ontwikkelen.

Wat verwacht een medewerker van zijn leidinggevende?

Een leidinggevende moet zowel mensen aansturen als oog hebben voor meer technische zaken zoals processen en planningen. Als leidinggevende kan je goed wisselen tussen deze twee zaken.

 

  1. Plannen

Een leidinggevende moet weten wat er moet gebeuren. Je moet als leidinggevende goed kunnen omgaan met informatie. Soms moet je die informatie zelf verzamelen door er bij je medewerkers om te vragen. Op basis van die informatie maak je plannen: wat moet als eerste gebeuren en wat kan later? Je moet prioriteiten kunnen stellen.

 

  1. Organiseren

Plannen maken is één, plannen uitvoeren is iets anders. Je moet mensen aan het werk krijgen en houden. Bijvoorbeeld door ze aan te moedigen en te helpen als dat nodig is. Organiseren komt neer op veel dingen gelijktijdig uitvoeren of laten uitvoeren.

 

  1. Communiceren

Hoewel het gemakkelijk klinkt, is dit voor de meeste leidinggevenden de grootste uitdaging. Wanneer je onder druk staat, communiceer je vaak minder handig. Soms vergeten leidinggevenden dingen te communiceren. Daardoor kunnen processen anders verlopen dan bedoeld was.

En dit verwacht een medewerker ook

 

  1. Sturen en beslissen

Je moet als leidinggevende weten wanneer je zaken moet regelen. Sturen kan ook betekenen dat je je medewerkers een bepaalde kant opstuurt. Soms met kleine aanwijzingen, soms met heel duidelijke instructies.

 

  1. Delegeren

Een leidinggevende moet veel dingen gelijktijdig in de gaten houden. Een leidinggevende kan niet alles zelf doen. Bij delegeren geef je taken aan anderen, terwijl je zelf (eind)verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat. Net als communiceren is ook delegeren voor veel leidinggevenden een lastige taak. Zie bijlage I voor meer informative voer delegeren

 

  1. Overtuigen

Als leidinggevende wil je met je team de vastgestelde doelen realiseren. Maar er zijn vaak meerdere manieren om het doel te bereiken. Soms moet je medewerkers met goede argumenten overtuigen van de noodzaak van bepaalde beslissingen.

 

  1. Ondersteunen

De leidinggevende kan niet alleen maar taken opdragen (‘commanderen’). Beginnende medewerkers of medewerkers die een nieuwe taak krijgen, moet je vaak even op weg helpen.

 

  1. Analyseren

Waarom gaan dingen anders dan je als leidinggevende had bedacht? Waarom zijn er op jouw afdeling meer mensen ziek dan op een andere afdeling? Waarom lopen machines vast en waarom zijn de voorraden niet op tijd aangevuld? Als leidinggevende ben je vaak afhankelijk van andere mensen, afdelingen en processen. Voordat je een oplossing kunt verzinnen voor een probleem, moet je eerst het probleem analyseren.

 

  1. Stressbestendig zijn

Een leidinggevende moet soms veel dingen op hetzelfde moment uitvoeren en bedenken. Als leidinggevende moet je vooral bij topdrukte het hoofd koel kunnen houden. Je kunt goed omgaan met werkdruk en weet stress te hanteren.

In het algemeen kan gezegd worden dat je medewerkers het volgende van je verwachten

  1. duidelijkheid: waarom doen we dit werk en waarom doen we het zoals we het doen. En dan niet alleen op afdelingsnivo of taaknivo maar ook bedrijfsbreed.
  2. Inspiratie en motivatie: steun, complimenten, feedback en aandacht daar gaat het om
  3. Voorbeeldgedrag en vertrouwen.
Download PDF
Inspireer anderen:

Was dit artikel nuttig ?

Leave a Reply