‘Makigami’ is het Japanse woord voor ‘rol papier’.

 

Een Makigami is vooral goed bruikbaar voor administratieve (informatie intensieve) processen.

 

Binnen de Makigami worden vier gebieden onderscheiden:

  1. Activiteiten: korte beschrijving van de activiteiten binnen het proces, uitgevoerd door de verschillende functies.
  2. Documenten en systemen die in het proces worden gebruikt.
  3. Tijdsanalyse op de doorlooptijd, waardetoevoegingen en verspillingen in het proces.
  4. Knelpunten in of tussen processtappen.

Het opstellen van een Makigami kan het beste plaatsvinden door medewerkers die het betreffende werkproces kennen (1-3) plus medewerkers (1-3) die het werkproces niet kennen (zodat zij de ‘stomme’ en kritische vragen kunnen stellen, plus iemand die helpt met om de Makigami op te stellen.



Makigami aanpak

1. Bepaal  de  scope  van  de  processen

  • benoem  de  processen
  • bepaal  wie  de  spelers  (afdelingen/functies)  in  het proces  zijn

2. Bepaal  de  Current  State  Map  (vastlegging  van  de  processtappen)

  • benoem  de  knelpunten  in  het  proces
  • benoem  de  documenten  en  systemen  (verzamel  de  documenten en screenprints)

3. Bepaal  de  toegevoegde  waarde  van  een  processtap

  • relatie  met  de  doelstellingen  van  de  organisatie/de  klantwaarde (die moet je dus weten zie Kano)

4. Bepaal  de  tijden  per  processtap (ga kijken, Gemba)

  • totale  doorlooptijd
  • aantal  overdrachtsmomenten,  wachttijd,  gemiddelde  tijd  per  overdracht  (binnen  een  functie    en  tussen  functies)

5. Analyseer  de  knelpunten en verspillingen

  • binnen  de  processtappen
  • op  overdrachtsmomenten

6. Ontwerp  een  Future  State  map  (het  verbeterde  proces)

  • focus  op  kwaliteitsverbetering  en  vermindering  van  doorlooptijd
  • denk  vanuit  de  klantwaarde  en  andere  doelstellingen  van  de  organisatie

7. Bepaal  de  actieplannen

  • op  basis  van  een  gap  analyse  tussen  de  current  state en  de  future  state  processen
  • definieer  duidelijke  meetmomenten en  prestatie-indicatoren

8. Implementatie  van  de  verbeteringen

Het maken van een Makigami kost – afhankelijk van de complexiteit van het proces en de kennis en ervaring van de deelnemers één tot drie dagen.

Zie onderstaand voorbeeld

Makigami Lean

 

 

Download PDF
Inspireer anderen:

Was dit artikel nuttig ?

Comments are closed.