Kanban is een belangrijk Lean begrip. Het is vanuit het Japans vertaald “visuele kaart”. De kaart bevat informatie om het proces te sturen. Er zijn vele soorten, zoals conveyor kanban, Polca, 2 bin.
Ook een simpel formulier wat gestoken is in een stapel met A4 papier, is een voorbeeld hiervan. Als de stapel A4 zo ver op is dat het Kanban-formulier zichtbaar wordt is dat een signaal om nieuwe voorraad te regelen. Op het formulier staat dan exact hoe je dat moet doen en welke hoeveelheid besteld moet worden.
Taken Kanban
De Kanban-methode waar we het hier over gaan hebben is geformuleerd door David J. Anderson
Het helpt teams met het bepalen van prioriteiten en vasthouden van de focus. Maar vooral zorgen dat zaken worden afgerond in de kortst mogelijke doorlooptijd is de kracht van Kanban. Kanban zorgt voor transparantie, focus op de klant, samenwerking en respect.
Hoe werkt het?
Je zal ze vast wel eens gezien hebben. Borden met iets als to do, doing, done.
Je werkt van rechts naar links!. Dus als je iets afrondt dan pas mag je iets nieuws oppakken. Dat is logisch maar wel even wennen.
In de onderstaande afbeelding staat hoe je het aanpakt: zorg voor wat post-its en een whiteboard, verdiep je (via dit artikel), probeer het en verbeter het. Binnen nog geen 5 minuten heb je een super krachtig instrument in gebruik.
Aan de slag met Kanban
- Breng eerst het proces in beeld brengen. De simpele vorm is “to do”, “doing”, “done”.
- Begin op papier of whiteboard en maak post-its van de dingen die gedaan moeten worden.
- Elk werk-item (dat is een taak, activiteit of project) wordt een aparte kaart (bv een post-it) op het bord.
- Het doel van een Kanban-kaart op het bord is het visueel maken van de voortgang van het proces door de teamleden. Op elke Kanban kaart staat de volgende informatie: korte beschrijving, wie de taak heeft, hoeveel tijd er voor gepland staat etc
- Bepaal goed de WIP-limiet. Dit is work-in-progress. Deze WIP-limiet is een veel vergeten onderdeel voor het werken met Kanban. Deze WIP-limiet bepaalt het maximaal aantal taken wat jij of je team tegelijkertijd oppakt. Doordat je niet teveel taken tegelijk doet raakt de aandacht nietversnipperd. En nog belangrijker, vanuit de klant geredeneerd: die wil liever elke week 1 taak zo snel mogelijk afgerond zien in plaats van 3 taken afronden aan het eind 3 weken (stel dat elke taak 1 week werkt kost).
- Bespreek met je team welke taak als eerste moet en voer die uit. De discussie over de priorteiten is al super waardevol
- De taak die je oppakt verplaats je dan op het visuele bord van to do naar doing en als het klaar is naar done. Pas als er een taak af is dan wordt een nieuwe taak opgepakt. Dit laatste betekent dus dat je niet van links-naar-rechts werkt op een Kanban-bord maar van rechts-naar-links (pull principe). Dit vinden teams moeilijk want hoe meer we tegelijk doen, hoe beter we ons voelen, maar het tegendeel is dus waar als kijkt naar de werklijke doorlooptijd.
- Kijk en leer hoe het proces verloopt en probeer het proces te verbeteren.
Kortom, wil je rust en overzicht dan is het Kanban bord voor jezelf en voor je team een ideale oplossing. Hier kan je een digitaal Kanban bord voor verbeteringen zien
