Standaards en standaard werkinstructies zijn woorden die ‘saai’ klinken maar cruciaal zijn in Lean en cruciaal voor de klant. Ze zijn ook de basis voor continu verbeteren.
Kenmerken van standaarden zijn beschreven in het boek Gemba Kaizen (ISBN 9789026725852) van Masaaki Imai:
1. het is de beste, eenvoudigste en veiligste manier om een taak uit te voeren
De standaarden zijn de weerslag van de jarenlange ervaring van de werknemers.
2. de beste manier om know-how en expertise door te geven
Door standaardisering blijft de kennis binnen het bedrijf, onafhankelijk van het individu.
3. meting van prestaties
Als er vastgestelde standaarden zijn kan er functie-beoordeling uitgevoerd worden. Zonder duidelijke standaards kan er geen eerlijke beoordeling plaatsvinden.
4. relatie oorzaak en gevolg
Zonder standaards ontstaan er afwijkingen, variëteit en verspilling.
5. de basis voor onderhoud en verbetering en de basis voor diagnose en controle
Door de aanwezigheid van standaarden kan er worden toegezien op het naleven (onderhoud), als het proces is gestabiliseerd kan worden gestart met verbetering (zie afbeelding)
6. doelstelling en training
Door een duidelijke vastlegging kan ook effectieve training plaatsvinden
7. voorkomen van fouten en afwijking beperkt houden
dit is het uiteindelijke doel.
Besef het volgende
Zonder standaard geen afwijking. Immers het is lastig een afwijking te constateren als je niet eens weet hoe het wel zou moeten zijn.
Met een standaard ben je voorspelbaar, zowel voor jezelf als voor je collega.
Tip 1:
Werkinstructies worden bij voorkeur beschreven door de medewerkers zelf.
Tip 2:
Werkinstructies beschrijven wat gedaan moet worden en via afbeeldingen wordt dit verduidelijkt.
Standaard werken levert ook weerstand op
In de praktijk is standaardwerken niet zo eenvoudig omdat medewerkers graag hun eigen draai aan het werk geven. Begrijpelijk maar niet wenselijk of sterker nog niet acceptabel als we de belangen van de klant goed voor ogen houden. De (interne) klant wil namelijk dat elk product (of dienst) met de juiste en constante kwaliteit wordt geleverd en dat kan alleen als iedereen het werk op de afgesproken manier uitvoert. Om medewerkers te overtuigen kunnen de eerder genoemde punten gebruikt worden en wellicht helpen onderstaande punten ook
1. Doordat we standaardwerken kan igv ziekte of vakantie iemand anders makkelijk jouw werk overnemen
2. Doordat we standaardwerken kunnen we beter van elkaar leren en daarmee de kwaliteit van het werk verbeteren en de hoeveelheid fout en dus kosten verlagen
3. Opleiden wordt eenvoudiger
4. Het is de basis voor continu verbeteren
5. voldoen aan verwachtingen
6. herkend worden in de eigen verwachtingen
7. Vermindering van overdracht (verspilling). Door commitment aan standaardisatie houden we ons aan de afspraken en kunnen we er van uitgaan dat de andere collega hetzelfde heeft gezegd/gedaan. Wij worden nooit tegen elkaar uitgespeeld.
8. Vertrouwen in elkaar, in het werk en in de producten/diensten die we (af)leveren
Voorbeeld: “Op maandag bestel ik geen tosti in de personeelskantine want dan werkt Maria en die legt er geen garnering bij. De tosti bestel ik op vrijdag want dan werkt Piet en hij garneert de tosti met rauwkost. Op maandag bestel ik wel een kroket want van Maria mag ik altijd extra mosterd pakken.” Je zou kunnen zeggen dat dit een standaard is onbewust gecreëerd door Piet en Maria. Maar een professionele standaard is het niet en denk je eens in hoe het is als je de eerste keer een tosti bestelt op vrijdag en daarna een keer op maandag werkt. Oplossing; foto’s in de keuken, zo doen wij dat, elke dag voor ieder klant.
