RPA wat kan ik daarmee?
Je herkent vast wel van die dagelijkse handelingen op je werk. Wat zou het handig zijn als je die heel simpel zou kunnen automatiseren. En dat kan met RPA.
RPA staat voor Robotic Process Automation. Heel simpel uitgelegd is RPA een slimme ‘robot’ (wat gewoon een beetje software is) die eerst kijkt hoe jij je werk doet en dat dan van je overneemt.
En wees verrast wat die ‘robot’ allemaal kan:
- inloggen op systeem A en daar gegevens ophalen om vervolgens die gegevens in systeem B te wijzigen (zonder handmatige tussenkomst)
- een PDF document lezen en daar de gegevens uithalen en in een systeem zetten
- uit een excel bestand een stukje informatie halen en dat in de mail zetten en die mail versturen
- het screenen van CV’s, bijvoorbeeld controleren of een bepaalde competentie genoemd wordt en zo nee dan kan de robot direct een afwijzingsbrief opstellen
- het inplannen van patiëntafspraken. Een robot kan diverse gegevens verzamelen, zoals patiëntgegevens, het soort afspraakverzoek, locatievoorkeur en verzekeringsinformatie.
- en zo kan ik nog wel even doorgaan
Criteria
Er zijn een paar criteria om het maken van een ‘robot’ interessant te maken
- herhaling
- de duur van de handeling
Concreet iets wat 10 keer maand gedaan moet worden en 15 minuten kosten, kost op jaarbasis 1800 minuten is 30 uur. Omdat het maken van ‘robot’ grofweg 10.000 euro kost ga je die 30 uur niet zo snel terugverdienen.
Maar stel dat maar 1 iemand binnen jouw organisatie dit werk kan, dan is dat een ander argument om wel dit werk door een ‘robot’ te laten doen. Die robot wordt immers nooit ziek.
Medewerkers zullen in eerste instantie weerstand vertonen, want hun werk is te moeilijk (zeggen ze) om door een robot overgenomen te worden. En ze zijn wellicht ook bang voor baanverlies. Hier ligt een taak voor het hoger management om deze onterechte angsten te voorkomen.
De voordelen van RPA
- het voorkomt fouten
- het verlaagt de werkdruk
- plezier in het werk neemt toe
- het verlaagt de afhankelijkheid van mensen
- en het reduceert kosten
- en het kan de doorlooptijd reduceren
Een voorbeeld berekening
| Stel de robot kost | 10.000 | euro, eenmalig |
| afschrijving | 2 | jaar |
| 5.000 | terug te verdienen per jaar | |
| stel uurloon kost | 40 | euro |
| uren die terugverdiend moeten worden | 125 | uren per jaar |
| 10,4 | uren per maand | |
| 0,521 | uren per dag | |
| 31,25 | minuten per dag |
Dit betekent dat een handeling die 32 keer per dag gedaan van 1 minuut al lonend is (want de robot maakt geen fouten en is nooit ziek, komt hier nog bij). Of 6 handeling van 5 minuten, etc.
RPA en de 8 verspillingen
Onderstaande tabel maakt de vertaling van de 8 soorten verspillingen vanuit Lean, naar een RPA toepassing.
| Verspilling | Omschrijving | praktijk | RPA inzetten? |
| 1 | Transport | In veel administratieve organisaties zijn medewerkers bezig met overtikken van informatie uit het ene systeem in het andere. | Een robot neemt dit moeiteloos over, als er sprake is van herkenbare gegevens. |
| 2 | Voorraad | Taken stapelen zich op, doordat die bijvoorbeeld in de nacht ontstaan. Bij bnnenkomst van medewerkers ligt er een hele berg te wachten. | Veel taken zijn voorspelbaar en volgen een vast proces. Een robot is 24 uur per dag beschikbaar en kan deze taken vaak verder verwerken, zodat geen voorraad ontstaat |
| 3 | Beweging | uitprinten van werk is vaak een gehanteerde werkwijze, dit betekent lopen | een robot heeft geen fysieke print nodig, een digitaal document is voldoende |
| 4 | Wachten | Als IT-systemen niet goed op elkaar aansluiten, komt het voor dat output uit één systeem asynchroon loopt met de behoefte van systeem 2 | een robot kan de verbinding leggen tussen de twee systemen en de output reguleren, zodat wachttijd geen rol speelt |
| 5 | Overproductie | n.t.b. | |
| 6 | Overprocessing | Vaak voeren medewerkers taken (naar hun idee) dubbel uit, dit is frustrerend. | RPA kan helpen hierbij, een robot heeft hier geen moeite mee |
| 7 | Fouten | We vragen vaak hoge nauwkeurigheid van medewerkers terwijl dat niet altijd logisch is: na 100 controles ben je waarschijnlijk minder scherp dan je zou willen… | Een robot blijft dezelfde controles onvermoiebaar uitvoeren, ook na 1000 keer… |
| 8 | Talent | Veel medewerkers besteden tijd aan taken waar ze niet blij van worden. Dat is jammer, want naast frustratie wordt ook het werkelijke talent van medewerkers niet benut en krijgen ze minder tijd om zich te ontwikkelen. | RPA is bij uitstel geschikt om zogenaamd low-level werk uit te voeren, zodat medewerkers zich kunnen ontplooien, toegevoegde waarde leveren en waarschijnlijk graag blij deze werkgever blijven werken |
